知识管理平台构建步骤及三种方式

知识管理平台构建步骤

一、准备阶段

（一）工作重点：协助中心总监/经理开展知识管理理念传播、文化建立等工作。

（二）主要工作内容

1. 通过宣贯、培训等工作，在公司内部进行知识管理理念传播，树立知识管理意识；

2. 制定员工激励机制，鼓励员工积极共享和学习知识，进行公司共享文化、团队文化和学习文化的建设，帮助员工破除传统独占观念，加强协作和学习。

二、规划和实施阶段

（一）工作重点：协助中心总监/经理，与第三方公司合作，搭建知识管理体系、建设知识管理平台。

（二）主要工作内容

1．现状评估阶段

通过访谈、问卷调查、研讨会等多方面收集公司知识管理现状的信息和知识管理需求，分析现状与需求的差异，列举所有的障碍因素和存在问题，确定改进方向，建立长效机制。

2．体系规划阶段

协助中心总监/经理进行知识管理体系的规划：

（1）从策略、管理及执行三个层面进行知识管理规划。

（2）制订、建立知识管理相关制度，并对业务流程进行分析和梳理。

（3）进行知识管理落地的需求分析及规划。

（4）协助建立知识分类，构建知识地图

（5）设置知识分享方式，建立知识分享途径

3．平台建设阶段

参与知识管理平台的建设：

（1）参与知识管理系统的建设，包括需求转化（将业务需求转化为系统需求），项目沟通，对系统的建设过程进行跟踪、控制与评估等；

（2）协助整合知识管理系统及公司现有信息化系统（如OA、销售系统等），实现系统之间的无缝链接。

4. 投入使用阶段

工作重心转移到日常运营管理中，主要有

（1）启动期

“启动期”中，员工初次接触知识管理的概念和系统，对知识管理软件的功能比较生疏，抵触心理较大。

“启动期”的工作包括：在试点区域实施软件；相关管理制度的发布；知识管理概念的普及；知识管理软件的使用培训；文档分类结构培训；

（2）推进期

“推进期”中，知识管理系统开始在其他部门推广，员工开始大量使用知识管理系统，在使用过程发现许多与以前不同的流程，如果软件设计得不是十分完善，则会产生大量抵触情绪。

“推进期”的工作内容包括：知识管理系统在其他部门推广；进行知识管理软件评估；收集、整理新的需求，并迅速调整系统。

（3）维护期

“维护期”中，软件的功能、流程与业务已经基本吻合，员工也对知识管理软件比较熟悉。但是由于知识管理系统不是业务系统，员工没有形成对知识管理系统的依赖，需要长时间的强化，才能使“使用”知识管理软件成为员工的工作习惯。“维护期”的工作内容包括：持续地往知识管理系统中添加新的内容，包括最佳实践案例、工作文档等；实施激励制度；进行知识管理项目的评价等。

运用多种调研方法，分析现状与需求的差异，制定改善措施，并组织相关资源实施改善措施，持续改进公司的知识管理工作，提升知识管理水平。

知识管理平台构建的三种方式

知识管理平台是不是一定要重新构建一套知识管理系统，在实际知识管理案例中，我们认为只要能实现知识管理的效果，就具有价值。为做好知识管理，可通过三种方式，实现知识管理平台的构建。

    知识管理与OA系统结合

    目前有许多企业拥有自己的OA系统，并且OA系统不仅仅用于实现公司制度存放、流程运转。许多企业其实已经将大量知识存放到OA系统中了。在这样的情形下，我们建议知识管理可以与OA系统结合，并非必须要上一套全新的知识管理系统。由于员工已经习惯于OA系统的操作方式，将知识管理融合，可以很好的避免知识管理系统的开发所需要的成本、数据的对接所花费的实践、员工的重新学习的代价。通过知识管理与OA系统的结合，可以很好的实现知识与日常工作流程的结合。当然也存在弊端，包括原先的OA系统能否支撑知识管理的需求等。

    知识管理与业务系统结合

    我们知道，企业一般会有自己的业务系统。建筑设计企业通常会有协同设计软件、PDM软件等。知识管理同样可以与相关的业务软件进行结合。这样结合的好处在于知识本身都留在业务系统中，这样知识和业务的关联程度变得更为紧密，更好的实现知识服务于业务。知识管理与业务系统结合同样也存在弊端，就是知识虽然与业务结合紧密，但由于收到业务系统的架构限制，可能会使得知识管理其他需求无法通过业务系统满足。

    建立独立的知识管理平台

    独立的知识管理平台，便是构建一个只用于存放知识的信息化平台。我们认为，如果公司本身没有知识管理系统，或者知识管理系统完全不能适应公司的要求。可以重新建立一个新的系统。好处在于用户可以通过原始的方式直接过度到一种新的载体，学习较快，公司所付出的成本较低。对公司而言，新的知识管理系统可以根据实际的知识管理需要进行开发，能够很好的契合目前公司的业务以及各类需求。同时，所有的知识存放在一个平台中，也便于查询，提高使用效率。